Reklama

7 największych błędów, jakie możesz popełnić, wysyłając e-maila

Bądź uważny, bo nie wszystko da się odkręcić.

7 największych błędów, jakie możesz popełnić, wysyłając e-maila Fot. Istock
Tagi: praca
Reklama

Zapomnijcie o literówkach w służbowej poczcie. Czasem to najmniejszy problem w zestawieniu z poniższymi wpadkami, z których choć jedna przydarzyła się każdemu. Kiedy jednak wiadomość opuści już naszą skrzynkę nadawczą, nie ma odwrotu. Co wtedy? Trzeba sobie jakoś radzić. I choć nie ma sytuacji bez wyjścia, niekiedy niesmak pod drugiej stronie już pozostanie.

 

Poniższe zestawienie przygotowali dziennikarze amerykańskiego wydania serwisu Business Insider. Wybrali najczęściej popełniane e-mailowe faux pas, jednocześnie starając się wskazać najlepszy sposób na wybrnięcie z mało komfortowej sytuacji.  

  

1. Przypadkowo kliknąłeś „odpowiedz wszystkim”

 

Wiadomość miała trafić do jednej osoby, ale wylądowała w skrzynce pracowników np. całego działu. Nie panikuj. Jak najszybciej napisz do wszystkich, lakonicznie wyjaśniając błąd i nie wracaj już do sprawy. Każdy ma na głowie tyle spraw, że machnie na to ręką. Jeśli jednak nie zrobisz tego od razu, możesz wygenerować niepotrzebny ruch w firmowej sieci.

  

2. Błędnie napisałeś w treści imię odbiorcy

 

Kardynalny błąd, który odbiorca może zinterpretować jako całkowity brak szacunku. Tu nie ma wymówki i sprawa może zakończyć się np. zerwaniem negocjacji. Jedynym rozwiązaniem jest jak najszybsze wysłanie wiadomości z przeprosinami. W najlepszym razie skończy się na nauczce i posypaniu głowy popiołem. Słowem, zawsze warto dwa razy przeczytać to, co się pisze.  

 

3. Za szybko kliknąłeś „wyślij”

 

Nie ma na świecie internauty, któremu to się nie zdarzyło. Czasem odbiorca szybko pojmie, co się stało. Los bywa jednak przewrotny i niekiedy z treści urwanej wiadomości adresat wyczyta coś zupełnie odmiennego od intencji nadawcy. Zamiast wysyłać kolejną wiadomość z przeprosinami, w drugim e-mailu doślijmy ciąg dalszy wiadomości z możliwie najkrótszym wyjaśnieniem, co się stało. Wystarczy. 

 

4. Autokorekta wprowadziła niewłaściwe słowo

 

Automatyczne poprawianie słów bywa pomocne, ale i niekiedy bardzo zdradliwe. Odbiorca może zinterpretować to jako efekt pośpiechu, a w konsekwencji brak okazania szacunku. Nie ma innego wyjścia, jak możliwie najszybsze przesłanie drugiej wiadomości z przeprosinami za popełniony błąd.

 

 


5. Źle cię zrozumiano, bo źle napisałeś to, o co ci chodziło

 

Przypominamy raz jeszcze - zawsze czytaj treść wiadomości przed wysłaniem. To, co napisałeś, musi być jasne. Pośpiech niczego nie tłumaczy. W pracy wszyscy się śpieszą. Pozostaje tylko wysłanie maila z przeprosinami i wyjaśnienie, co naprawdę miało się na myśli. Przy odrobinie szczęścia wyślesz go szybciej niż odpowiadający na pierwszą, niejasną wiadomość.  

 

6. Wysłałeś „buźkę” przełożonemu

 

To nie zawsze faux pas. Wszystko zależy od środowiska zawodowego i relacji z adresatem wiadomości. Jeśli jednak atmosfera jest zwykle bardziej formalna, najlepiej udać, że nic takiego się nie stało. W końcu każdy korzysta z emotikonów lub odpowiadających im znaków graficznych, zatem prezes lub dyrektor nie powinienem się obrazić. O ile oczywiście ma do czynienia z jednorazową wpadką.

 

7. Załączyłeś niewłaściwy plik

 

Rozwiązanie zależy od stopnia zażenowania wynikającego z pomyłki. W końcu czasem zamiast CV lub ważnego dokumentu do wiadomości dołączymy np. prywatne zdjęcie lub coś wybitnie niestosownego, co akurat było w sąsiednim folderze. Szybka wiadomość z przeprosinami powinna wystarczyć. Chyba że błędny załącznik sugerował chęć intymnych kontaktów. To już gorzej. Niekiedy lepiej będzie chwycić za telefon i wyjaśnić pomyłkę w bardziej bezpośredni sposób.

Najlepsza restauracja na świecie - zwycięzca World's 50 Best Restaurants

Eleven Madison Park, Nowy Jork

1/11

Eleven Madison Park, Nowy Jork
Reklama

Polecane wideo

Polecamy również

Reklama

Inne artykuły

Reklama